Бизнес-процессы отдела закупок

Ниже приведен перечень из 11 основных бизнес-процессов отдела закупок, который описывает:

задачи бизнес-процесса;
ожидаемые результаты бизнес-процесса;
показатели результативности бизнес-процесса;
показатели KPI для состемы мотивации сотрудников.

Описание можно использовать в качестве шаблона бизнес-процессов.

1. Бизнес-процесс: работа с запросами отдела продаж на получение информации по номенклатуре

Задача бизнес-процесса

Предоставить ответ производителя на запрос менеджера отдела продаж в установленный срок.

Результат бизнес-процесса

Полнота предоставленной информации соответствует формату запроса.
Ответ на запрос предоставлен в установленный срок.

Показатели результативности бизнес-процесса

Качество предоставленной информации.
Соблюдение срока предоставления информации (возможно деление по приоритетам: высокая, средняя, низкая).

Показатели KPI для системы мотивации

% запросов с нарушением срока предоставления ответа.
Количество замечаний от отдела продаж на качество ответов.

2. Бизнес-процесс: работа с заказами покупателей

Задачи бизнес-процесса

Размещение заказа у поставщика / производителя, подтверждение и сопровождение его исполнения на всех этапах.
Фиксация / коррекция срока прихода номенклатуры на склад, уведомление отдела продаж.
Контроль входных цен и стоимости логистики.
Контроль наличия остатков на складе.
Взаиморасчеты с поставщиками / производителями.

Результаты бизнес-процесса

Заказы размещены у поставщика своевременно.
Цены поступления соответствуют установленным.
Срок поступления на склад соответствует заявленным / нормативным или известны отклонения.
«Под заказ» заказывается только то, чего нет в наличии на складе.
Оплаты поставщику проведены вовремя.
Документы на товары предоставлены в бухгалтерию.

Показатели результативности бизнес-процесса

Соблюдение срока поступления заказываемой номенклатуры.
Своевременность обновления информации о сроках прихода.
Отсутствие замечаний о сроках поступления номенклатуры.
Отсутствие замечаний от бухгалтерии по документам.

Показатели KPI для системы мотивации

% заказов с нарушенным сроком прихода.
Количество замечаний отдела продаж.
% поставок с некорректными документами.

3. Бизнес-процесс: поддержание складской программы

Задачи бизнес-процесса

Анализ наличия товарного запаса по номенклатуре и аналогам.
Планирование закупок.
Закупки под склад.
Контроль входных цен.
Выяснение потребностей ч/з ОП в конкретной номенклатуре.
Получение дополнительных условий от поставщиков.
Взаиморасчеты и документооборот с поставщиками.

Результаты бизнес-процесса

100% наличие согласованного ассортимента.
Исполнение норматива по товарным остаткам.
Актуальность цен и количества в режиме онлайн.
Регулярный сбор потребностей от отдела продаж.
Отсутствие просроченной задолженности перед поставщиками.

Показатели результативности бизнес-процесса

Наличие номенклатуры на складе/отсутствие out-stoсk.
Оборачиваемость товаров на складе.
Наличие плана потребностей по номенклатуре.
Проведение переговоров с поставщиками.
Новые поставщики.
Снижение себестоимости по поставщикам.
Количество дней отсрочки по поставщикам.
Актуальность номенклатуры на складе.

Показатели KPI для системы мотивации

% отсутствующих артикулов на отчетную дату.
Норма оборачиваемости.
План потребностей к определенной дате/сроку.
Выполнение плана проведения переговоров с поставщиками.
Выполнение задачи по поиску поставщика по заранее заданным критериям.
% снижений себестоимости по поставщикам / брендам.
Увеличение количества дней отсрочки по поставщику / ам.

4. Бизнес-процесс: развитие продаж номенклатуры/бренда

Задачи бизнес-процесса:

Увеличение продаж того или иного бренда или номенклатуры.
Получение дополнительных условий от поставщиков.
Организация обучения по бренду / номенклатуре от поставщика.

Результаты бизнес-процесса

Увеличение доли продаж бренда в общем объеме продаж.
Повышение знания о свойствах, характеристиках номенклатуры / бренда среди сотрудников отдела продаж.
Получение более выгодных условий от поставщиков.
Привлечение новых поставщиков.

Показатели результативности бизнес-процесса

Увеличение объема продаж по бренду / номенклатуре.
Увеличение маржинальности по бренду / номенклатуре.

Показатели KPI для системы мотивации

Доля (%) бренда в объеме продаж.
Динамика изменения доли (%) бренда/номенклатуры в объеме продаж.
Динамика маржинальности по бренду / номенклатуре / поставщику.

5. Бизнес-процесс: взаимодействие с поставщиками

Задачи бизнес-процесса

Ведение переговоров для получения условий по приоритетам поставщиков А,В и С, в т.ч. в рамках конкретных заказов для получения более выгодных условий.
Ведение стратегических переговоров.
Обеспечение документооборота и соблюдение условий взаиморасчетов.
Поддержание пула альтернативных поставщиков.
Снижение стоимости закупаемой продукции.
Обратная продажа неликвидов (возврат), работа с рекламациями.

Результаты бизнес-процесса

Регулярно ведутся переговоры с поставщиками.
Регулярно улучшаются условия работы с поставщиками.
Договора оформлены, в наличии, есть график пролонгации.
Снижение неликвидов на складе.
Отсутствуют нерешенные вопросы по рекламациям.

Показатели результативности бизнес-процесса

Ведение переговоров по плану/графику.
Динамика изменения цен поставщиков: сохранение, рост, снижение.
Поддержание себестоимости закупаемой номенклатуры.
Динамика изменений количества дней отсрочки.
Ввод новой номенклатуры/поставщика.
Плановое снижение неликвидов на складе.

Показатели KPI для системы мотивации

Исполнения плана проведения переговоров с поставщиками.
Индекс цен: рост - более 1, удержание - равно единицы, снижение - менее 1.
Рост числа дней отсрочки по оплате.
Доля поставщика / бренда в объеме продаж.
% себестоимости в выручке за отчетный период.
Выполнения плана по снижению неликвидов (сумма/бренд/доля, %).

6. Бизнес-процесс: взаимодействие с декларантами

Задача бизнес-процесса

Предоставление необходимой информации декларантам в установленный срок в полном объеме.

Результаты бизнес-процесса

Своевременное исполнение таможенных процедур.
Отсутствие задержек на таможне.
Отсутствие штрафных санкций.
Подобранный код ТН ВЭД имеет меньшую пошлину.

Показатели результативности бизнес-процесса

Соблюдение полноты и сроков предоставления информации.
Отсутствие штрафов и задержек на таможне.
Отсутствие замечаний от декларантов.
Выполнение норматива по прохождению таможни.

Показатели KPI для системы мотивации

Количество замечаний от декларантов (возвратов на доработку, дополнительные запросы).
Отсутствие задержек на таможне.

7. Бизнес-процесс: взаимодействие с перевозчиками

Задачи бизнес-процесса

Своевременный забор груза.
Оформление документов.
Поиск альтернативных перевозчиков и альтернативных маршрутов доставки.
Поиск вариантов снижение стоимости перевозки, в т.ч. за счет сроков поставки.
Увеличение скорости доставки товара.

Результаты бизнес-процесса

Забор и доставка груза в установленный срок.
Оформлен полный пакет документов, предоставлен вовремя и без ошибок.
Снижение стоимости перевозки.
Увеличение скорости доставки.

Показатели результативности бизнес-процесса

Соблюдение сроков поставок.
Своевременное обновление информации о сроках поставки.
Динамика изменения цен за перевозки за 1 кг. груза или % от стоимости номенклатуры.

Показатели KPI для системы мотивации

Количество нарушений сроков поставки.
% стоимости доставки в себестоимости.

8. Бизнес-процесс: управление отделом закупок

Задачи бизнес-процесса

Исполнение стандартов работы отдела закупок в отношении отдела продаж.
Исполнение стандартов работы с поставщиками.
Повышение автоматизации работы отдела закупок.
Регламентация деятельности отдела закупок.
Выполнение финансовых показателей, в т.ч.:

выполнение бюджета закупов;
соблюдение нормы оборачиваемости;
соблюдение норматива склада;
снижение себестоимости;
выполнение графика оплат;
достижение запланированных результатов по валовой прибыли;
достижение запланированных результатов по рентабельности.

Результаты бизнес-процесса

Отсутствие замечаний от отдела продаж.
Повышение эффективности ОЗ:

увеличение количества запросов отдела продаж и заказов на 1 сотрудника;
увеличение количества поставщиков на 1 сотрудника;
увеличение суммы оборота по сотруднику.

Отсутствие текучки персонала в ОЗ.

Показатели результативности бизнес-процесса

Выполнение бюджета закупок (план / факт).
Выполнение нормы оборачиваемости (план / факт).
Своевременность оплат поставщикам.
Соблюдение графика закупок по складской программе.
Снижение себестоимости номенклатуры.
Получение дополнительных условий от поставщиков (бонусы, маркетинг и т.п.).
Выполнение норматива по доли транспортных расходов.
Выполнение показателей по удержанию стоимости номенклатуры.
Выполнение показателей по валовой прибыли (через % или долю в выручке).

Показатели KPI для системы мотивации

% выполнения плана по закупкам.
Норма оборачиваемости по складской программе.
Доля просроченной КЗ.
Выполнение графика закупок по складской программе.
% снижения себестоимости закупаемой номенклатуры.
Сумма бонусов, скидок и маркетинговых выплат от поставщиков.
% затрат на транспорт в себестоимости закупок.
% выполнения показателя по валовой прибыли.
% выполнения показателей по рентабельности.

9. Бизнес-процесс: развитие отдела закупок

Задачи бизнес-процесса

Развитие схемы поставок от поставщиков (снижение промежуточных звеньев).
Обеспечение наличия наиболее ликвидной номенклатуры.
Развитие и поддержание логистических маршрутов и перевозчиков.
Улучшение условий работы отдела продаж со складской номенклатурой и номенклатурой «под заказ».
Улучшение условий работы менеджеров отдела продаж с поставщиками через:

настройку прямой коммуникации менеджера с поставщиком минуя прямое общение (личный кабинет, веб-шоп, интернет магазин и т.п.);
автоматизацию взаимодействия с поставщиками (в т.ч. ЭДО).

Результаты бизнес-процесса

Рост числа прямых поставщиков.
Улучшение условий от поставщиков.
Снижение себестоимости закупок.
Снижение срока поставки.
Увеличение числа закупок (поставщиков) на сотрудника.
Снижение нагрузки на сотрудников.
Увеличение числа поставщиков / заказов в расчете на 1 сотрудника отдела закупок.

Показатели результативности бизнес-процесса

Выполнение стратегических задач по отделу закупок:

в части номенклатуры;
в части поставщиков.

Выполнение фокусных проектов по отдельным поставщикам, товарным группам.
Повышение эффективности сотрудников ОЗ

Показатели KPI для системы мотивации

Сумма / количество запросов на 1 сотрудника.
Результаты по фокусным проектам.

10. Бизнес-процесс: обучение сотрудников закупок и продаж

Задачи бизнес-процесса

Обучение сотрудников отдела закупок по исполнению процессов работы с поставщиками, перевозчиками, таможней, брокерами и т.д.
Формирование и развитие переговорных навыков сотрудников отдела закупок для общения с поставщиками и перевозчиками.
Обучение сотрудников отдела продаж навыкам работы с поставщиками, навыкам быстрого расчета себестоимости, формирование понимания логистической цепи доставки номенклатуры и т.д.

Результат бизнес-процесса

Сотрудники исполняют бизнес-процесс, за который несут ответственность.

Показатели результативности бизнес-процесса

Исполнение показателей бизнес-процесса (качественно и количественно).

Показатели KPI для системы мотивации

Исполнение показателей бизнес-процесса (качественно и количественно).

11. Бизнес-процесс: автоматизация в отделе закупок

Задачи бизнес-процесса

Автоматизация процессов:

работы с запросами;
работы с заказами;
внутрифирменной коммуникации;
коммуникации с поставщиками;
развитие ЭДО;
работы с ассортиментом, в т.ч. по подбору аналогов;
взаимодействия с перевозчиками;
повышение автоматизации через 1С и CRM.

Результаты бизнес-процесса

Увеличение автоматизированных процессов работы сотрудников.
Увеличение производительности сотрудников (рост числа обрабатываемых запросов / заказов на 1 сотрудника).

Показатели результативности