Должностная инструкция руководителя отдела закупок

Ниже приводится пример должностной инструкции, которую можно адаптировать под свой бизнес.

 

При возниконовении вопросов свяжитесь с экспертом:

Телефон: +7 (921) 648-68-04

WhatsApp: +7 (911) 002-90-31

E-mail: kksalesb2b@mail.ru

 

 

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

Руководитель отдела закупок относится к категории руководителей.

На должность руководителя отдела закупок назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж работы по специальности в области закупок не менее 3 лет.

Назначение на должность руководителя отдела закупок и освобождение от нее производится приказом генерального директора. 

Руководитель отдела закупок должен знать:

• основные законодательные и нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность компаний по оптовой и розничной закупке товаров промышленного назначения;
• сложившуюся финансовую и хозяйственную практику в данной сфере;
• требования федеральных и местных органов по правилам организации торговли;
• состояние и перспективы развития рынков сбыта товаров промышленного назначения;
• методы изучения спроса и предложения на товары ассортиментных групп компании;
• методы и порядок разработки перспективных и текущих планов закупок;
• методы и технологию закупок товаров промышленного назначения (доставка, приемка, хранение, комплектация заказа и так далее);
• стандарты и технические условия на продукцию промышленного назначения;
• правила заключения и исполнения договоров с поставщиками, виды договоров, перечень документов, необходимых для заключения договоров;
• порядок расчетов по договорам;
• базу данных компании, а также иные программные средства, используемые Компанией для обеспечения закупочных процедур;
• организацию учета закупочных операций и составление отчетности о выполнении плана реализации.

Руководитель отдела закупок подчиняется непосредственно генеральному директору или лицу, его замещающему, выполняет поручения других Участников (учредителей) Компании.

На время отсутствия руководителя отдела закупок (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет временно назначенный сотрудник из числа наиболее опытных. Указанный сотрудник приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

 

II. ЗАДАЧИ РУКОВОДИТЕЛЯ ОТДЕЛА ЗАКУПОК

 

Организует и лично руководит проведением закупочной политики компании, добивается расширения ассортимента продукции компании.

Обеспечивает достижение поставленных руководством целевых показателей по:

• выполнению бюджета закупок;
• соблюдение нормы оборачиваемости;
• соблюдение норматива склада;
• снижение себестоимости;
• выполнение графика оплат;
• доле себестоимости в выручке;
• уровню закупочных цен;
• снижения логистических издержек;
• других показателей.

Обеспечивает поддержание и развитие имеющейся базы поставщиков, разрабатывает стратегию по поиску и привлечению новых потенциальных поставщиков (в т.ч. снижение промежуточных звеньев в цепочке поставок).

Обеспечивает развитие и поддержание логистических маршрутов и перевозчиков.

Не допускает/своевременно уведомляет Участников общества о просроченной кредиторской задолженности поставщикам компании.

 

III. ОБЯЗАННОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ ОТДЕЛА ЗАКУПОК

Руководитель отдела закупок:

• осуществляет оперативное руководство отделом закупок компании;
• совместно с руководством компании участвует в работе по долгосрочному планированию деятельности отдела закупок;
• разрабатывает перспективные планы заключения новых дистрибуторских контрактов;
• исходя из задачи безусловного достижения поставленных руководством долгосрочных целевых показателей отдела, перед началом каждого квартала/месяца планирует по отчетным периодам отгрузки от поставщиков, оплаты поставщикам;
• на основе общефирменных планов и планов отдела, ежемесячно и ежеквартально ставит менеджерам отдела индивидуальные целевые задания по:
• по развитию базы поставщиков;  
• по приоритетным и/или проблемным товарным группам и отдельным товарным позициям;
• по доле дополнительных расходов в себестоимости товаров;
• по поддержанию оптимального уровня складских запасов (как в количественном выражении, так и по ассортиментному ряду).
• и другим показателям эффективности работы сотрудников отдела.

Руководитель отдела закупок добивается от специалистов отдела безусловного выполнения поставленных заданий в каждом отчетном периоде.

Руководитель отдела закупок:

• обеспечивает полное и строгое соблюдение принятой в компании технологии работы с поставщиками-предприятиями оптовой торговли и производителями продукции;
• производит закрепление брендов и поставщиков за специалистами отдела закупок;
• проводит в отношении специалистов отдела закупок политику требовательности и жесткого контроля за эффективностью и качеством их работы;
• еженедельно с помощью стандартных отчетов базы данных и собственной статистики контролирует ход выполнения плана закупок и других показателей эффективности каждым из специалистов отдела закупок. Выявляет специалистов, имеющих серьезные отставания от плана (более 5%), разбирает с ними причины отставания, намечает пути разрешения выявленных проблем. Определяет степень необходимого личного участия в работе над выявленными проблемами специалиста отдела закупок. Если нужно, сам связывается с поставщиками, закрепленными за ним, или предпринимает иные действия, необходимые для устранения проблемы;
• еженедельно проводит собрания с непосредственными подчиненными, на которых подробно разбираются итоги работы сотрудников в формате ПЛАН/ФАКТ/ОТКЛОНЕНИЕ с формированием плана мероприятий, направленных на работу с отклонениями;
• еженедельно и ежемесячно на основе стандартных отчетов готовит письменный отчет генеральному директору о ходе выполнения отделом запланированных показателей по отгрузкам, суммам оплат поставщикам, развитию базы поставщиков и другим показателям эффективности и отчитывается по ним перед руководством компании. Отчет должен содержать обоснованную оценку ситуации в целом по Отделу и по каждому сотруднику, в формате показателей ПЛАН/ФАКТ/ОТКЛОНЕНИЕ, а также краткое перечисление предполагаемых действий по наиболее проблемным менеджерам и ситуациям с предоставлением комментариев о мероприятиях для улучшения показателей с указанием сроков и ответственных;
• самостоятельно разрабатывает показатели эффективности работы сотрудников отдела закупок для оперативного контроля за работой сотрудников в течение их рабочего дня, а также показатели эффективности на периоды месяц/квартал/год и которые соответствуют стратегическим целям развития компании;
• организует работу специалистов по поиску новых поставщиков, проведению переговоров с ними;
• организует сбор информации о существующих и потенциальных поставщиках, их потребностях, следит за отражением информации о потенциальных, новых и существующих поставщиках в карточках поставщиков и в компьютерной Базе данных, а также за эффективным использованием этой информации в закупочной практике отдела;
• при необходимости совместно со специалистом отдела участвует в проведении переговоров;
• контролирует подготовку и заключение договоров на поставку продукции, следя при этом за соблюдением сотрудниками отдела установленной в компании правилам и технологии работы;
• принимает меры к обеспечению исполнения всех условий заключенных договоров со стороны компании;
• лично проводит переговоры с наиболее крупными потенциальными поставщиками;
• в случае возникновения необходимости согласует особые условия поставок, при необходимости, консультируясь с генеральным директором и другими участниками Общества;
• осуществляет контроль над анализом закупочных цен со стороны специалистов отдела закупок;
• не допускает фактов сдвига сроков доставки заказанных товаров. В случае задержки доставки анализирует причины и принимает меры по предотвращению подобных ситуаций в будущем, также мер по устранению негативных последствий задержки доставки товаров: получение компенсаций от поставщиков, перевозчиков, совместное обсуждение причин возникновения задержки доставки со специалистами отдела закупок;
• участвует совместно с отделом продаж в работе по корректировке ассортимента, объемов закупок и цен;
• организует поставки рекламной продукции от поставщиков;
• в случае необходимости обеспечивает привлечение представителей поставщиков/производителей к участию в специальных рекламных мероприятиях, посещение клиентов совместно с менеджерами отдела продаж;
• проводит регулярные общие собрания специалистов своего отдела, информирует их обо всех изменениях и нововведениях в закупочной, ассортиментной, ценовой, рекламной и маркетинговой политике компании.
• делает все необходимое для профессионального обучения специалистов отдела закупок, распространения лучшего опыта между сотрудниками своего подразделения. Подготавливает и участвует в осуществлении Программы мотивации специалистов отдела закупок:
• составляет заявку по темам и срокам необходимых тренингов на основании годового плана обучения персонала;
• составляет индивидуальный план обучения (наставничества) сотрудников отдела закупок в разрезе необходимых навыков на очередной месяц и осуществляет обучение сотрудников запланированным навыкам, проводит оценку результатов обучения и планирует дальнейшие мероприятия по развитию сотрудников;
• при необходимости организует и лично (либо с помощью наиболее профессиональных специалистов отдела) проводит групповое обучение своих сотрудников;
• при необходимости проводит индивидуальное обучение сотрудников всем аспектам технологии работы, в особенности вновь принятых сотрудников;
• организует и проводит мероприятия по укреплению рабочей атмосферы в коллективе.
• разрабатывает систему материальной мотивации сотрудников, основанную на показателях эффективности и стратегии развития компании;
• ставит специалистам своего отдела бонусные цели по показателям эффективности на очередной период и осуществляет расчет бонусной части их вознаграждения в соответствии с установленным в компании порядком. Контролирует расчет их заработной платы, начисление премий и депремирования;
• формирует сметы затрат отдела, гарантирует правильность содержащихся в них данных. Обеспечивает соблюдение утвержденных смет (бюджетов) и экономию расходов;
• обеспечивает своевременное исполнение всеми без исключения сотрудниками отдела издаваемых в компании распоряжений, приказов, инструкций и т.д.;
• осуществляет подготовку всех установленных для отдела форм отчетности, контролирует правильность содержащихся в них сведений, подтверждает (визирует) их достоверность. Контролирует качество, своевременность и достоверность отчетной и иной рабочей документации специалистов. Обеспечивает надлежащий учет, ведение и хранение документации в своем отделе (базы данных, договоры, доверенности и т.д.);
• организует текущее взаимодействие своего отдела с отделом таможенного декларирования, отделом продаж и складом;
• разрабатывает предложения по совершенствованию организационной и кадровой структуры отдела;
• не допускает хищений сотрудниками отдела, проводит соответствующую воспитательную работу с персоналом;
• обеспечивает режим сохранения коммерческой тайны. Соблюдает полную конфиденциальность сведений, которые стали ему известны в процессе работы:
• информация о клиентской базе компании и базе поставщиков, о товарооборотах и условиях оплаты с клиентами и поставщиками;
• информация об оформлении и содержании внутренней финансовой документации компании;
• сведения о личных адресах и телефонах руководителей и сотрудников;
• размер личной заработной платы;
• другие сведения, составляющие коммерческую тайну компании;
• бережно относится к имуществу компании, правильно и по назначению использует оборудование, приборы и материалы, предоставленные для работы;
• содержит свое рабочее место в чистоте и порядке;
• при выполнении должностных обязанностей руководствуется в первую очередь интересами компании и здравым смыслом;
• обеспечивает взаимодействие с другими отделами Компани по вопросам ассортимента, сроков поставок, особенностей приемки товара и т.д.;
• обеспечивает взаимодействие с клиентами по согласованию с руководством и отделом продаж компании;
• выполняет поручения генерального директора, связанные с основной деятельностью руководителя отдела закупок, но не указанные в настоящей инструкции;
• обеспечивает исполнение сотрудниками отдела регламентов, положений и инструкций, касающихся работы отдела закупок и компании, а также быть инициатором разработки и/или внесения изменений уже действующих документов, направленных на повышение эффективности сотрудников.

 

IV. ПРАВА РУКОВОДИТЕЛЯ ОТДЕЛА ЗАКУПОК

 

Руководитель отдела закупок вправе:

• действовать от имени компании, представлять её интересы во взаимоотношениях с клиентами, поставщиками и иными организациями, органами государственной и местной власти по вопросам организации закупок;
• знакомиться с проектами решений руководства компании, касающимися закупок и сбыта продукции;
• вносить на рассмотрение руководства компании предложения по улучшению деятельности отдела продаж;
• осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений предприятия;
• запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;
• подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
• вносить на рассмотрение генерального директора представления о назначении, перемещении и увольнении работников отдела закупок, предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий.

 

V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РУКОВОДИТЕЛЯ ОТДЕЛА ЗАКУПОК

 

Руководитель отдела закупок несет ответственность:

• за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
• за причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

 

VI. КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ ОТДЕЛА ЗАКУПОК

 

Критериями оценки деятельности руководителя отдела закупок являются:

• достижение отделом плановых целевых показателей, обозначенных руководством;
• оперативность, точность и аккуратность в работе с поставщиками и внутренними подразделениями Компании;
• отсутствие сверхнормативной и/или просроченной кредиторской задолженности;
• отсутствие обоснованных претензий со стороны поставщиков, отдела продаж;
• аккуратность, своевременность и точность оформления отчетной и рабочей документации, заключению договоров с поставщиками;
• отсутствие негативных оценок со стороны руководства компании и генерального директора.

 

VII. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

• настоящая должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у компании, другой у работника;
• задачи, обязанности, права и ответственность руководителя отдела закупок могут быть уточнены в соответствии с изменением структуры, задач и функций коммерческой службы;
• изменения и дополнения в настоящую должностную инструкцию могут вноситься приказом генерального директора компании.

                                     

Генеральный директор                                        

                        (подпись)                (фамилия, инициалы)

                        «___» ___________202___.                

                                                 

 С инструкцией ознакомлен: __________________