Пример Положения об отделе закупок (В2В производственно-торговая компания)

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО «АВС»

______________ / _____________

«___» ______ ____ г.

Положение об отделе закупок ООО «АВС»

 1. Область применения

1.1. Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность отдела закупок ООО «АВС», регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ООО «АВС» и внешних компаний.

1.1.2. Отдел закупок является самостоятельным структурным подразделением в составе ООО «АВС», выполняющим функции по закупке товара у поставщиков нерезидентов и резидентов РФ и доставку закупленных товаров на склад ООО «АВС».

1.1.3. В своей деятельности Отдел закупок руководствуется:

• законодательством Российской Федерации,
• Трудовым Кодексом РФ,
• Уставом ООО «АВС»,
• должностными инструкциями,
• Положением «Об отделе закупок ООО «АВС».

2. Термины, определения и сокращения

В настоящем Положении использованы следующие термины, определения и сокращения:

• ОЗ - отдел закупок;
• ОП – отдел продаж;
• KPI – ключевые показатели деятельности
• ВЭД-контракт – договор с юридическим лицом, зарегистрированным на территории иностранного государства.
• Поставщик – юридическое лицо, зарегистрированное на территории Российской Федерации или иностранного государства, осуществляющее поставки товара в адрес ООО «АВС».

3. Организационная структура

В состав отдела закупок входят менеджеры по закупкам, координаторы, логисты и руководитель отдела закупок.

Руководит Отдела закупок подчиняется Генеральному директору, а в случае его отсутствия Генеральный директор исполняет его обязанности, а сотрудник (и), входящие в его состав подчиняются непосредственно Генеральному директору.

В непосредственном подчинении у Руководителя отдела закупок находятся:

• Менеджеры, логисты и координаторы отдела закупок.

4. Цели

Главная цель Отдела закупок - построение и развитие наиболее выгодных, партнерских отношений ООО «АВС» с поставщиками товаров и услуг, обеспечивающих, достижение плановых значений по выручке от реализации и маржи ООО «АВС».

5. Взаимодействие с внешними компаниями

5.1. Взаимодействие Отдела закупок с внешними компаниями осуществляется на договорной основе и основано на принципах, закрепленных в следующих документах:

5.1.1  Договор, заключаемый с поставщиком.

5.1.2.   Договор с поставщиком, зарегистрированным на территории иностранного государства (ВЭД-контракт).

5.1.3   Гражданский кодекс, законодательные акты РФ.

5.1.4   Федеральные законы о валютном регулировании и валютном контроле.

5.1.5   Федеральные законы о таможенном регулировании в Российской Федерации.

6. Ключевые показатели эффективности (KPI)

Система KPI показателей или ключевых показателей эффективности призвана создать набор метрик эффективности выполнения того или иного бизнес-процесса отдела закупок. Целевые значения показателей могут иметь количественные значения – показатели результатов и качественные – показатели процессов.

Система работы по KPI показателям призвана способствовать поступательному повышению эффективности каждого бизнес-процесса через формирование целевых показателей плана и действий направленных на выполнение показателей, которые являются маркерами развития и совершенствования того или иного бизнес-процесса.

Показатели KPI понятны сотрудникам, понятна их природа формирования. Сотрудник и компания в целом должны иметь возможность формирования отчетности по всем показателям и иметь простые алгоритмы их расчетов.

Особо важные, с точки зрения развития бизнеса, показатели KPI могут быть связаны с системой материальной и нематериальной мотивации сотрудников отдела закупок, в этом случает сотрудник получает заранее установленную сумму вознаграждения при выполнении того или иного показателя KPIв течение периода времени.

Период времени принимается равным 1 месяцу и/или 1 кварталу.

KPI показатели соответствуют функционалу каждого сотрудника и его должностной инструкции и могут различаться по направлениям работы отдела закупок и по сотрудникам отдела закупок.

KPI показатели могут иметь форму целевых значений, выраженных в цифрах плана (показатели результатов) или конкретных достижениях/действиях сотрудника в отношении поставщиков, брендов, товарных групп, процессов компании (показатели процессов).

KPI показатели могут быть двух видов:

• регулярные, т.е. не изменяемые на протяжении длительного периода времени (например, себестоимость закупленных товаров, срок поставки товаров, сроки предоставления ответов на запросы и др.);
• специальные, т.е. показатели, которые могут меняться в зависимости от приоритетов периода времени и компании (например: план закупок по определённому бренду или товарной группе, спец.задачи по отдельным поставщикам, обновление информации и др.).

В случае, когда KPI показатели предусматривают материальное вознаграждение сотрудника, то могут быть установлены пороговые значения выполнения показателей, так регулярные KPI показатели могут иметь порог в 80% выполнения, специальные также могут иметь порог 80%, а некоторые, связанные с исполнением определенного процесса (провести переговоры, совершить телефонные переговоры и т.д.) могут иметь порог в 100%.

KPI показатели устанавливаются на период и в течение периода не изменяются.

6.1. KPI показатели по бизнес-процессам 

В приложении №1 приведен перечень вариантов KPI показателей для основных бизнес-процессов отдела закупок, он не окончательный и может меняться в зависимости от задач ООО «АВС».

7. Постановка планов и контроль результатов

Ежемесячно с 1 по 5 число каждый сотрудник получает от непосредственного руководителя свой набор KPI показателей и задач в виде файла через Битрикс24 с указанием конкретных значений планов по каждому из показателей. Направленный сотруднику файл с набором KPI показателей считается утвержденным на очередной период, сотрудник, в свою очередь, должен убедиться в понимании стоящих перед ним задач и способов их реализации, а в случае непонимания задать уточняющие вопросы, причем сделать это необходимо в течение первой отчетной недели отчетного периода.

В течение месяца сотрудник самостоятельно и/или с помощью непосредственного руководителя отслеживает выполнение своих показателей KPI.

Еженедельно руководитель доводит до сотрудников выполнение KPI показателей в общем и по каждому в отдельности, а также осуществляется анализ план/факт по основным показателям.

С Положением об отделе закупок ООО «АВС» ознакомлен (ФИО и подпись сотрудника):