Продажа товаров / услуг при помощи участия в тендере поставщика - это неотъемлемая часть работы современного отдела продаж.
При большом количестве тендеров всегда возникает вопрос - выделения для этой деятельности отдельного специалиста, оценка его эффективности и мотивация.
Ниже мы приводим пример описания воронки тендерных продаж (тендерного специалиста) компании, которая занимается продажей промышленных комплектующий.
Воронка продаж создана в Битрикс24, направление сделок – Тендерные продажи.
Описание каждой стадии содержит:
- Действия тендерного специалиста на каждой из стадий.
- Описание задачи, которую специалист должен решить, находясь на каждой стадии.
- Предполагаемый результат стадии, т.е. чего должен добиться специалист, работая в рамках стадии и что является поводом для перехода на следующую стадию или закрытие сделки.
Стадия воронки продаж: Поиск тендера.
Действия менеджера:
1. На сайте агрегатора тендерных закупок /тендерной площадки найти подходящий тендер на закупку редукторов, подходящих по параметрам:
- это импортные редукторы, не Китай, не отечественные, не ГОСТ;
- производится закупка, в рамках тендера, только редукторов;
- если в тендерном задании есть указание на обязательный бренд без возможности участия аналогов, то отразить в комментариях при закрытии сделки;
- сумма тендера должна быть не менее 500 т.р. рублей;
- тендер опубликован за текущий день и/или предыдущий в случае отсутствия работы по нему.
2. Уточнить дату окончания подачи заявки на участие.
3. Указать тендерную площадку.
Задача стадии:
Отобрать максимальное количество тендеров, которые соответствуют заявленным условиям.
Предполагаемый результат:
В Битрикс24 созданы сделки по направлению Тендерные продажи на каждую тендерную закупку. Сделку необходимо привязать к Компании (если она есть в базе компании, если ее нет, то создать Компанию с заполнением обязательных полей и контактов).
Даже если тендер не будет выигран, то Компания и Контакт останется с историей участия в тендере.
Стадия воронки продаж: Анализ тендера.
Действия менеджера:
1. При необходимости перейти из агрегатора на тендерную площадку, при необходимости зарегистрироваться на ней для скачивания и ознакомления с тендерной документацией.
2. Подробно изучить спецификацию и тендерное задание на предмет соответствия номенклатуре компании:
- импортные поставщики (за исключением Китая);
- возможны ли аналоги из номенклатуры компании, взамен импортных;
- есть условия о бренде и условия невозможности аналога.
3. Изучить историю тендеров и компаний поставщиков, которые принимали участие и выигрывали (если есть):
- название компании победителя и условия начальной цены и цены победы, информация отражается в комментариях (победитель, цена начала и цена победы).
4. Если есть обоснование начальной минимальной цены, то необходимо выяснить цену единицы по позициям.
5. Оценить шансы на успех. На основании того, что участвовало несколько компаний и были разные победители - есть шансы. Если был один победитель, то возможно тендер делался под нее - мало шансов.
6. Согласовать перечень тендеров для дальнейшего просчета условий с руководителем отдела продаж.
Задача стадии:
1. Отобрать тендеры с наибольшей вероятностью успеха.
2. Указать комментарии и заполнить поля информации.
Предполагаемый результат:
1. Тендеры отобраны. Осуществлен переход на стадию Расчет в 1С (только после согласования с руководителем отдела продаж).
2. Тендеры забракованы, т.е. не соответствуют номенклатуре, возможностям поставщиков и другим условиям. Сделка закрыта, причина:
- несоответствие номенклатуре;
- нет возможности дать низкую цену;
- участвует конкурент с большей вероятностью победы.
Стадия воронки продаж: Расчет в 1С.
Действия менеджера:
1. Специалист делает расчет цены, количества, условий поставки, получает подтверждение поставщика и отдела закупок, в т.ч.:
- маржинальность (минимум);
- цена лота (цена единицы макс./мин.);
- сроки поставки (в пределах условий тендера);
- если аукцион, то иметь минимум цены.
2. Получает подтверждение/согласование у руководства выходить на тендер.
3. Готовит пакет документов для участия в тендере.
4. Отражает в сделке условия:
- цена нашего предложения.
Задача стадии:
1. Сделать расчеты цен и возможных условий.
2. Получить подтверждения поставщиков (если нужно).
3. Получить одобрение руководства.
4. Подготовить пакет документов для участия в тендере.
Предполагаемый результат:
1. Положительный: все готово к участию в тендере. Переход на стадию Участие в тендере.
2. Отрицательный: закрывает сделку неуспехом с указанием:
- не успели по срокам (подготовки документов);
- не внесли обеспечение (за 1 день до подачи документов на тендер);
- нет ЭЦП;
- принято решение о неучастии (по решению руководства).
Стадия воронки продаж: Участие в тендере
Действия менеджера:
1. Подает документы в установленные сроки на тендер.
2. Подгружаем весь набор документов в сделку в Битрикс24.
3. Проверяет наличие документов, регистраций на тендерных площадках, ЭЦП.
4. Вносит обеспечение заявки (при необходимости).
5. Оплачивает услуги площадки (при необходимости).
6. В зависимости от формата:
- аукцион (контроль цены в режиме онлайн);
- котировки (подача предложения).
7. Участвует в переторжке (если есть).
8. Получает результаты тендера.
Задача стадии:
1. Подать документов на тендер.
2. Участие и контроль проведения.
3. Победа в тендере.
Предполагаемый результат:
1. Положительный результат:
- Тендер выигран. Переход на Стадию Реализация тендера.
2. Отрицательный: тендер не выигран, закрываем сделку по причине:
- не смогли дать низкую цену;
- неправильно оформлена документация;
- неверно переведено обеспечение;
- несоответствие квалификационным требованиям;
- несоответствие техническим требованиям (не прошли аналоги);
- тендер не состоялся/отменен.
3. В комментариях к сделке ОБЯЗАТЕЛЬНО указать, кто выиграл и по какой цене, подгрузить итоговый протокол.
Стадия воронки продаж: Реализация тендера
Действия менеджера:
1. Заключить договор / спецификацию.
2. Оплата / предоплата / аванс.
3. Внести обеспечения исполнения договора (если требуется).
4. Создать заказ поставщику и поставить в резерв.
5. Проконтролировать сроки поступления на склад компании.
6. Произвести отгрузку и оформить необходимых пакет документов.
7. Получить оплату по договору.
Задача стадии:
1. Отгрузить заказа под тендер.
2. Завершить тендер без штрафных санкций.
Предполагаемый результат:
1. Положительный: отгрузка совершена и получена оплата. Закрыть Сделку успехом.
2. Отрицательный: нарушены условия, поставка сорвана. Закрыть Сделку неуспехом - срыв поставки.
ВЫВОДЫ
Применяя данную воронку продаж, вы всегда сможете оценить:
- количество тендеров, в котором компания приняла участие;
- успешность участия в тендерах;
- маржинальность тендерного направления;
- нагрузку на тендерного специалиста.
