1. Общие положения
Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность менеджера отдела закупок компании (далее - Общество).
Менеджер отдела закупок назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора Общества.
Менеджер отдела закупок подчиняется непосредственно руководителю отдела закупок Общества.
Менеджер отдела закупок должен знать:
- законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие предпринимательскую и коммерческую деятельность в области закупок;
- рыночную экономику, предпринимательство и ведение бизнеса;
- этику делового общения;
- основы делопроизводства;
- методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники, а именно программные пакеты Ms. Office, 1C- Управление торговлей, CRM/SRM, Zoom и другие;
- основы законодательства о труде;
- правила и нормы охраны труда.
Менеджер отдела закупок в своей деятельности руководствуется:
- уставом Общества;
- локальными актами и организационно-распорядительными документами Общества;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- положениями и инструкциями, регламентирующими работу сотрудников отдела закупок;
- правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
- указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
- настоящей должностной инструкцией;
- дополнительными инструкциями, предназначенными для исполнения менеджерами отдела закупок согласованные руководителем отдела закупок и утвержденными генеральным директором.
В период временного отсутствия менеджера отдела закупок его обязанности возлагаются на лицо, назначенное руководителем отдела закупок. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Функциональные обязанности
Менеджер отдела закупок должен добросовестно исполнять следующие трудовые обязанности:
- выполнять поставленные руководителем отдела закупок задачи;
- обеспечивать эффективное взаимодействие с другими отделами компании в рамках выполнения своих должностных обязанностей;
- соблюдать порядок и процедуру закупки товаров, критерии и нормы проведения сделок по закупке, предписанные руководителем отдела закупок;
- предоставлять ответ производителя на запрос менеджера отдела продаж в установленный срок;
- обеспечивать своевременную и качественную безошибочную работу с заказами поставщикам в таких бизнес-процессах как: размещение заказа, подтверждение и сопровождение его исполнения на всех этапах, фиксация/коррекция срока прихода номенклатуры на склад, контроль входных цен, контроль наличия остатков на складе, взаиморасчеты и документооборот с поставщиками;
- Проводить регулярные переговоры с поставщиками для получения выгодных для компании условий по приоритетам поставщиков А,В и С, в т.ч. в рамках конкретных заказов для получения более выгодных условий;
- поддерживать пул альтернативных поставщиков;
- работать над снижением стоимости закупаемой продукции;
- осуществлять обратную продажу неликвидов (возврат поставщику);
- взаимодействовать с декларантами, предоставлять им необходимую информацию в установленный срок в полном объеме;
- взаимодействовать с перевозчиками, обеспечивать своевременный забор груза, оформлять необходимые документы для перевозки грузов, проводить поиск альтернативных перевозчиков и альтернативных маршрутов доставки, проводить поиск вариантов снижения стоимости перевозки, в т.ч. за счет сроков поставки, работать над увеличением скорости доставки товара;
- участвовать в автоматизации процессов отдела закупок, всячески содействовать смежным подразделениям и руководителю отдела закупок в выявлении слабых мест в цепочке бизнес-процессов, в тестировании систем управления закупками, CRM систем, ЭДО и др.;
- участвовать в развитии продаж, выделенных номенклатуры / бренда, создавать условия для развития продаж того или иного бренда или номенклатуры в компании, получение выгодных условий от поставщиков, организация и получение дополнительной поддержки от поставщика (технической помощи, семинары, маркетинговые материалы и др.) прохождение / проведение обучения бренду / номенклатуре от поставщика;
- анализировать потребности, формирование заказов поставщикам, исполнение заказов поставщикам, учет поступлений заказов на склад компании, взаиморасчеты с поставщиками, запросы поставщикам, претензии поставщикам;
- контролировать соблюдение поставщиками обязательств по договорам и контрактам;
- своевременно информировать руководителя отдела закупок, а также сотрудников смежных подразделений о любых изменениях в области взаимодействия с поставщиками: изменение уровня цен, сроков поставки, ассортиментного ряда, условий доставки товара и др. факторов, которые могут оказать влияние на работу подразделений Общества;
- управлять товарными запасами компании: прогнозирование, планирование и организация поддержания оптимальной оборачиваемости товарных запасов по выделенному направлению/производителю, согласованному руководителем отдела закупок и утвержденного Генеральным директором;
- осуществлять претензионную работу с поставщиками;
- обеспечивать надлежащий учет, ведение и хранение документации в отделе закупок (база данных 1С Управлений торговлей, договора, контракты, доверенности, корпоративный портал и т.д.) в соответствие с соответствующей инструкцией, согласованной руководителем отдела закупок и утвержденной генеральным директором;
- своевременно исполнять все без исключения издаваемые в Обществе распоряжения, приказы, инструкции и т.д.;
- поддерживать доброжелательные рабочие взаимоотношения внутри трудового коллектива Общества;
- соблюдать режим сохранения коммерческой тайны сотрудниками отдела;
- исполнять распоряжения и приказы непосредственного Руководителя и Генерального директора Общества.
Незамедлительно сообщать работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества Общества.
Не давать интервью, не проводить встреч и переговоров, касающихся деятельности Общества, без предварительного разрешения руководства.
Не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну работодателя. Сведения, являющиеся коммерческой тайной работодателя, определены в «Положении о коммерческой тайне».
По распоряжению руководителя отдела закупок отправляться в служебные командировки на территории России и за рубежом.
3. Права
Менеджер отдела закупок имеет право:
- Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.
- Запрашивать лично или по поручению руководителя отдела закупок отчеты и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
- Требовать от руководителя отдела закупок оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
- Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов по закупкам, входящих в компетенцию, предусмотренную данной должностной инструкцией.
4. Ответственность
Менеджер отдела закупок несет административную, дисциплинарную ответственность за:
- Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
- Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
- Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
- Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
- Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
- Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
- Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
- Причинение материального ущерба и/или убытков предприятию или третьим лицам, связанных с действием или бездействием во время исполнения служебных обязанностей.
5. Условия оплаты
Размер должностного оклада работника, система премирования и критерии оценки результатов работы отражаются в трудовом договоре, дополнительных соглашениях к трудовому договору, а также положениях об отделе закупок и положении о мотивации персонала отдела закупок.
Утверждено Генеральным Согласовано Руководителем
директором: отдела закупок:
_____________/____________ / _____________/___________. /
М.П.
С должностной инструкцией ознакомлен
менеджер отдела закупок:
_____________/ФИО /
