В данном разделе приводится образец Положения об отделе закупок. Документ вводит базовые положения и определения для работы отдела. 

1. Область применения

Настоящий документ является основным внутренним документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность отдела закупок, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами компании и внешними контрагентами.

Отдел закупок является самостоятельным структурным подразделением в составе компании, выполняющим функции по закупке товара у поставщиков нерезидентов и резидентов РФ.

В своей деятельности отдел закупок руководствуется:

• целями и задачами компании;
• законодательством Российской Федерации;
• Трудовым Кодексом РФ;
• Уставом компании;
• Должностными инструкциями;
• Положением об отделе закупок. 

Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.

Изменения в Положении утверждаются генеральным директором.

2. Термины, определения и сокращения

В настоящем Положении использованы следующие термины, определения и сокращения:

• ОЗ - отдел закупок;
• ОП – отдел продаж;
• РОЗ – руководитель отдела закупок;
• МОЗ – менеджер отдела закупок;
• KPI – ключевые показатели эффективности;
• ВЭД - контракт – договор с юридическим лицом, зарегистрированным на территории иностранного государства;
• Поставщик – юридическое лицо, зарегистрированное на территории РФ или иностранного государства, осуществляющее поставки товара в адрес компании.

3. Организационная структура отдела закупок

Организационная структура отдела закупок построена по линейному принципу.

Схема организационно-функциональной структуры отдела закупок:

• генеральный директор;
• коммерческий директор;
• руководитель отдела закупок;
• заместитель руководителя отдела закупок (старший менеджер ОЗ);
• менеджеры отдела закупок.

Руководит отделом закупок - руководитель отдела, деятельность которого регламентируется должностной инструкцией и регламентами компании. Руководитель отдела закупок подчиняется непосредственно коммерческому директору и генеральному директору.

В непосредственном подчинении у руководителя отдела закупок находятся:

• заместитель руководителя отдела закупок (старший менеджер ОЗ);
• менеджеры отдела закупок.

Заместитель руководителя ОЗ, в случае отсутствия руководителя отдела закупок, полностью принимает на себя управление подразделением, а также несет всю полноту ответственности за принятые решение в соответствии с настоящим положением и подчиняется непосредственно исполнительному директору.

Порядок назначения на должность и освобождения от должности, распределение обязанностей внутри отдела закупок определяется должностными инструкциями сотрудников подразделения, которые согласовываются коммерческим директором и утверждаются генеральным директором.

4. Цели и задачи отдела закупок 

Цель отдела закупок - построение и развитие наиболее выгодных на своем рынке партнерских отношений с поставщиками товаров и услуг, обеспечивающих:

• стратегическое развитие компании;
• создание, поддержание и усиление конкурентных преимуществ компании;
• поиск и начало сотрудничества с новыми поставщиками;
• работу с рисками в отношении поставщиков, логистических маршрутов, финансовых взаимоотношений;
• повышение автоматизации процессов отдела закупок;
• развитие персонала отдела закупок.

 

Задачи отдела закупок:

• достижение плановых значений по выручке от реализации и чистой прибыли компании;
• достижение плановых значений по оборачиваемости товара;
• выполнение KPI показателей отдела закупок;
• обеспечение правильности и своевременности документооборота;
• исполнение принятых в компании и отделе закупок регламентов работы.

 

5. Взаимодействие с контрагентами 

Взаимодействие отдела закупок с контрагентами осуществляется на договорной основе.

Взаимодействие с контрагентами должно быть основано на принципах максимизации выгоды компании, которое должно достигаться путем системной работы по оценке поставщиков, регулярному взаимодействию с поставщиками, поиском дополнительных стимулов на получение лучших условий от поставщиков в части:

• номенклатуры;
• цены;
• условий поставки;
• отсрочке по оплате. 

6. Ключевые показатели эффективности (KPI) отдела закупок 

Система KPI показателей или ключевых показателей эффективности призвана создать набор метрик эффективности выполнения того или иного бизнес-процесса и отдела закупок в целом. Целевые значения показателей могут иметь количественные значения – показатели результатов и качественные – показатели процессов.

Система работы по KPI показателям призвана способствовать поступательному повышению эффективности каждого бизнес-процесса через формирование целевых показателей плана и действий направленных на выполнение показателей, которые являются маркерами развития и совершенствования того или иного бизнес-процесса.

Показатели KPI должны быть понятны сотрудникам, понятна их природа формирования. Сотрудник и компания в целом должны иметь возможность формирования отчетности по всем показателям и иметь простые алгоритмы их расчетов.

Особо важные, с точки зрения развития бизнеса, показатели KPI могут быть связаны с системой материальной и нематериальной мотивации специалистов и руководителей ОЗ, в этом случает менеджер получает заранее установленную сумму вознаграждения при выполнении того или иного показателя KPI в течение периода времени.

Период времени принимается равным 1 месяцу и/или 1 кварталу.

KPI показатели соответствуют функционалу каждого сотрудника и его должностной инструкции и могут различаться по направлениям работы отдела закупок и по сотрудникам отдела закупок.

KPI показатели могут иметь форму целевых значений, выраженных в цифрах плана (показатели результатов) или конкретных достижениях/действиях сотрудника в отношении поставщиков, брендов, товарных групп, процессов компании (показатели процессов).

 

KPI показатели отдела закупок могут быть двух видов: 

• регулярные, т.е. не изменяемые на протяжении длительного периода времени (например, себестоимость закупленных товаров, срок поставки товаров, сроки предоставления ответов на запросы ОП и др.);
• специальные, т.е. показатели, которые могут меняться в зависимости от приоритетов периода времени и компании (например: план закупок по определённому бренду или товарной группе, специальные задачи по отдельным поставщикам, обновление информации и др.).

В случае, когда KPI показатели предусматривают материальное вознаграждение сотрудника, то могут быть установлены пороговые значения выполнения показателей, так регулярные KPI показатели могут иметь порог в 80% выполнения, специальные также могут иметь порог 80%, а некоторые, связанные с исполнением определенного процесса (провести переговоры, совершить контакты и т.д.) могут иметь порог в 100%.

KPI показатели устанавливаются на период и в течение периода не изменяются.

 

6.1. KPI показатели по бизнес-процессам отдела закупок 

Ниже в приложении №1 приведен перечень вариантов KPI показателей для основных бизнес-процессов отдела закупок.  

Ниже в приложении №2 содержит инструкцию о порядке взаимодействия сотрудников ОП со специалистами ОЗ в части работы с запросами поставщикам.

 

6.2.    Количество KPI показателей отдела закупок 

Количество KPI показателей для сотрудника ОЗ может быть установлено не более 3 (трех) на отчетный период равный 1 месяцу и не более 1 (одного) на отчетный период равный 3 месяцам (или 1 квартал).

 

6.3.    KPI руководителя отдела закупок 

Руководитель отдела закупок имеет аналогичный подход в постановке KPI показателей на отчетный период.

Значения KPI показателя для руководителей могут устанавливаться как сумма плановых и фактических значений непосредственных подчиненных.

Руководитель может иметь индивидуальные KPI показатели.

Сотрудники, замещающие руководителя, имеют значения KPI как сумму индивидуальных KPI и дополнительные KPI в соответствии с выполняемыми задачами.

 

7.      Постановка планов и контроль результатов в отделе закупок

Ежемесячно с 1 по 5 число каждый сотрудник получает от непосредственного руководителя свой набор KPI показателей в виде файла через CRM систему с указанием конкретных значений планов по каждому из показателей.

Направленный сотруднику файл с набором KPI показателей считается утвержденным на очередной период, сотрудник, в свою очередь, должен убедиться в понимании стоящих перед ним задач и способов их реализации, а в случае не понимания задать уточняющие вопросы, причем сделать это необходимо в течении первой отчетной недели отчетного периода.

В течение месяца сотрудник самостоятельно и/или с помощью непосредственного руководителя отслеживает выполнение своих показателей KPI.

Еженедельно руководитель доводит до сотрудников выполнение KPI показателей в общем и по каждому в отдельности, а также осуществляется анализ план/факт по основным показателям.

Ежемесячно с 1 по 5 число нового месяца производится подсчет результатов выполнения KPI показателей по каждому сотруднику за предыдущий месяц.

Результаты оформляются файлом и высылаются сотруднику через CRM систему для ознакомления. В случае несогласия с результатами сотрудник ОЗ может обратиться за разъяснениями результатов к своему непосредственному руководителю, а в случае неполучения ответа к вышестоящему руководству.

 

С Положением об отделе закупок компании ознакомлен (ФИО и подпись сотрудника):

 

Данное положение является реальным примером, которым можно воспользоваться, адаптировав его под конкретный бизнес. 

 

Всегда можно задать уточняющие вопросы нашим специалистам по

т. +7(981)648-68-04

или электронной почте: kksalesb2b@mail.ru.