Бизнес-процессы отдела закупок

Ниже приведен перечень из 11 основных бизнес-процессов отдела закупок, которые отвечают на вопросы:

 

• задачи бизнес-процесса;
• ожидаемые результаты бизнес-процесса;
• показатели результативности бизнес-процесса;
• показатели KPI для системы мотивации сотрудников.

 

Описание можно использовать в качестве шаблона бизнес-процессов.

 

 

1. Бизнес-процесс - работа с запросами отдела продаж на получение информации по номенклатуре

 

Задача бизнес-процесса:

Предоставить ответ производителя на запрос менеджера отдела продаж в установленный срок.

Результат бизнес-процесса:

• Полнота предоставленной информации соответствует формату запроса.
• Ответ на запрос предоставлен в установленный срок.

Показатели результативности бизнес-процесса:   

• Качество предоставленной информации.
• Соблюдение срока предоставления информации (возможно деление по приоритетам: высокая, средняя, низкая).

Показатели KPI для системы мотивации:

• % запросов с нарушением срока предоставления ответа.
• Количество замечаний от отдела продаж на качество ответов.

 

2. Бизнес-процесс - работа с заказами покупателей

 

Задачи бизнес-процесса:

• Размещение заказа у поставщика / производителя, подтверждение и сопровождение его исполнения на всех этапах.
• Фиксация / коррекция срока прихода номенклатуры на склад, уведомление отдела продаж.
• Контроль входных цен и стоимости логистики.
• Контроль наличия остатков на складе.
• Взаиморасчеты с поставщиками / производителями.

Результаты бизнес-процесса:

• Заказы размещены у поставщика своевременно.
• Цены поступления соответствуют установленным.
• Срок поступления на склад соответствует заявленным / нормативным или известны отклонения.
• «Под заказ» заказывается только то, чего нет в наличии на складе.
• Оплаты поставщику проведены вовремя.
• Документы на товары предоставлены в бухгалтерию.

Показатели результативности бизнес-процесса:  

• Соблюдение срока поступления заказываемой номенклатуры.
• Своевременность обновления информации о сроках прихода.
• Отсутствие замечаний о сроках поступления номенклатуры.
• Отсутствие замечаний от бухгалтерии по документам.

Показатели KPI для системы мотивации:

• % заказов с нарушенным сроком прихода.
• Количество замечаний отдела продаж.
• % поставок с некорректными документами.

 

3. Бизнес-процесс - поддержание складской номенклатуры

 

Задачи бизнес-процесса:

• Анализ наличия товарного запаса по номенклатуре и аналогам.
• Планирование закупок.
• Закупки под склад.
• Контроль входных цен.
• Выяснение потребностей ч/з ОП в конкретной номенклатуре.
• Получение дополнительных условий от поставщиков.
• Взаиморасчеты и документооборот с поставщиками.

Результаты бизнес-процесса:

• 100% наличие согласованного ассортимента.
• Исполнение норматива по товарным остаткам.
• Актуальность цен и количества в режиме онлайн.
• Регулярный сбор потребностей от отдела продаж.
• Отсутствие просроченной задолженности перед поставщиками.

Показатели результативности бизнес-процесса:

• Наличие номенклатуры на складе/отсутствие out-stoсk.
• Оборачиваемость товаров на складе.
• Наличие плана потребностей по номенклатуре.
• Проведение переговоров с поставщиками.
• Новые поставщики.
• Снижение себестоимости по поставщикам.
• Количество дней отсрочки по поставщикам.
• Актуальность номенклатуры на складе.

Показатели KPI для системы мотивации:

• % отсутствующих артикулов на отчетную дату.
• Норма оборачиваемости.
• План потребностей к определенной дате/сроку.
• Выполнение плана проведения переговоров с поставщиками.
• Выполнение задачи по поиску поставщика по заранее заданным критериям.
• % снижений себестоимости по поставщикам / брендам.
• Увеличение количества дней отсрочки по поставщику / ам.

 

4. Бизнес-процесс - развитие продаж номенклатуры / бренда

 

Задачи бизнес-процесса:

• Увеличение продаж того или иного бренда или номенклатуры.
• Получение дополнительных условий от поставщиков.
• Организация обучения по бренду / номенклатуре от поставщика.     

Результаты бизнес-процесса:

• Увеличение доли продаж бренда в общем объеме продаж.
• Повышение знания о свойствах, характеристиках номенклатуры / бренда среди сотрудников отдела продаж.
• Получение более выгодных условий от поставщиков.
• Привлечение новых поставщиков.      

Показатели результативности бизнес-процесса:

• Увеличение объема продаж по бренду / номенклатуре.
• Увеличение маржинальности по бренду / номенклатуре.

Показатели KPI для системы мотивации:

• Доля (%) бренда в объеме продаж.
• Динамика изменения доли (%) бренда / номенклатуры в объеме продаж.
• Динамика маржинальности по бренду / номенклатуре / поставщику.

 

5. Бизнес-процесс - взаимодействие с поставщиками

 

Задачи бизнес-процесса:

• Ведение переговоров для получения условий по приоритетам поставщиков А,В и С, в т.ч. в рамках конкретных заказов для получения более выгодных условий.
• Ведение стратегических переговоров.
• Обеспечение документооборота и соблюдение условий взаиморасчетов.
• Поддержание пула альтернативных поставщиков.
• Снижение стоимости закупаемой продукции.
• Обратная продажа неликвидов (возврат), работа с рекламациями.     

Результаты бизнес-процесса:

• Регулярно ведутся переговоры с поставщиками.
• Регулярно улучшаются условия работы с поставщиками.
• Договора оформлены, в наличии, есть график пролонгации.
• Снижение неликвидов на складе.
• Отсутствуют нерешенные вопросы по рекламациям.

Показатели результативности бизнес-процесса:

• Ведение переговоров по соответствующему плану / графику.
• Динамика изменения цен поставщиков: сохранение, рост, снижение.
• Поддержание себестоимости закупаемой номенклатуры.
• Динамика изменений количества дней отсрочки.
• Ввод новой номенклатуры/поставщика.
• Плановое снижение неликвидов на складе.

Показатели KPI для системы мотивации:

• Исполнения плана проведения переговоров с поставщиками.
• Индекс цен: рост - более 1, удержание - равно 1, снижение - менее 1.
• Рост числа дней отсрочки по оплате.
• Доля поставщика / бренда в объеме продаж.
• % себестоимости в выручке за отчетный период.
• Выполнения плана по снижению неликвидов (сумма/бренд/доля, %).

 

6. Бизнес-процесс - взаимодействие с декларантами

 

Задача бизнес-процесса:

• Предоставление необходимой информации декларантам в установленный срок в полном объеме.

Результаты бизнес-процесса:

• Своевременное исполнение таможенных процедур.
• Отсутствие задержек на таможне.
• Отсутствие штрафных санкций.
• Подобранный код ТН ВЭД имеет меньшую пошлину.     

Показатели результативности бизнес-процесса:

• Соблюдение полноты и сроков предоставления информации.
• Отсутствие штрафов и задержек на таможне.
• Отсутствие замечаний от декларантов.
• Выполнение норматива по прохождению таможни.

 Показатели KPI для системы мотивации:

• Количество замечаний от декларантов (возвратов на доработку, дополнительные запросы).
• Отсутствие задержек на таможне.

 

7. Бизнес-процесс - взаимодействие с перевозчиками

 

Задачи бизнес-процесса:

• Своевременный забор груза.
• Оформление документов.
• Поиск альтернативных перевозчиков и альтернативных маршрутов доставки.
• Поиск вариантов снижение стоимости перевозки, в т.ч. за счет сроков поставки.
• Увеличение скорости доставки товара.

Результаты бизнес-процесса:

• Забор и доставка груза в установленный срок.
• Оформлен полный пакет документов, предоставлен вовремя и без ошибок.
• Снижение стоимости перевозки.
• Увеличение скорости доставки.

Показатели результативности бизнес-процесса:

• Соблюдение сроков поставок.
• Своевременное обновление информации о сроках поставки.
• Динамика изменения цен за перевозки за 1 кг. груза или % от стоимости номенклатуры.

Показатели KPI для системы мотивации:

• Количество нарушений сроков поставки.
• % стоимости доставки в себестоимости.

 

8. Бизнес-процесс - управление отделом закупок

 

Задачи бизнес-процесса:

• Исполнение стандартов работы отдела закупок в отношении отдела продаж.
• Исполнение стандартов работы с поставщиками.
• Повышение автоматизации работы отдела закупок.
• Регламентация деятельности отдела закупок.
• Выполнение финансовых показателей, в т.ч.:

• выполнение бюджета закупов;
• соблюдение нормы оборачиваемости;
• соблюдение норматива склада;
• снижение себестоимости;
• выполнение графика оплат;
• достижение запланированных результатов по валовой прибыли;
• достижение запланированных результатов по рентабельности.

Результаты бизнес-процесса:

• Отсутствие замечаний от отдела продаж.
• Повышение эффективности ОЗ:
• увеличение количества запросов отдела продаж и заказов на 1 сотрудника;
• увеличение количества поставщиков на 1 сотрудника;
• увеличение суммы оборота по сотруднику.
• Отсутствие текучки персонала в ОЗ.

 

Показатели результативности бизнес-процесса:

• Выполнение бюджета закупок (план / факт).
• Выполнение нормы оборачиваемости (план / факт).
• Своевременность оплат поставщикам.
• Соблюдение графика закупок по складской программе.
• Снижение себестоимости номенклатуры.
• Получение дополнительных условий от поставщиков (бонусы, маркетинг и т.п.).
• Выполнение норматива по доли транспортных расходов.
• Выполнение показателей по удержанию стоимости номенклатуры.
• Выполнение показателей по валовой прибыли (через % или долю в выручке).

Показатели KPI для системы мотивации:

• % выполнения плана по закупкам.
• Норма оборачиваемости по складской программе.
• Доля просроченной КЗ.
• Выполнение графика закупок по складской программе.
• % снижения себестоимости закупаемой номенклатуры.
• Сумма бонусов, скидок и маркетинговых выплат от поставщиков.
• % затрат на транспорт в себестоимости закупок.
• % выполнения показателя по валовой прибыли.
• % выполнения показателей по рентабельности.

 

9. Бизнес-процесс - развитие отдела закупок

 

Задачи бизнес-процесса:    

• Развитие схемы поставок от поставщиков (снижение промежуточных звеньев).
• Обеспечение наличия наиболее ликвидной номенклатуры.
• Развитие и поддержание логистических маршрутов и перевозчиков.
• Улучшение условий работы отдела продаж со складской номенклатурой и номенклатурой «под заказ».
• Улучшение условий работы менеджеров отдела продаж с поставщиками через:
• настройку прямой коммуникации менеджера с поставщиком минуя прямое общение (личный кабинет, веб-шоп, интернет магазин и т.п.);
• автоматизацию взаимодействия с поставщиками (в т.ч. ЭДО).

Результаты бизнес-процесса:

• Рост числа прямых поставщиков.
• Улучшение условий от поставщиков.
• Снижение себестоимости закупок.
• Снижение срока поставки.
• Увеличение числа закупок (поставщиков) на сотрудника.
• Снижение нагрузки на сотрудников.
• Увеличение числа поставщиков / заказов в расчете на 1 сотрудника отдела закупок.

Показатели результативности бизнес-процесса:

• Выполнение стратегических задач по отделу закупок:
• в части номенклатуры;
• в части поставщиков.
• Выполнение фокусных проектов по отдельным поставщикам, товарным группам.
• Повышение эффективности сотрудников ОЗ

Показатели KPI для системы мотивации:

• Сумма / количество запросов на 1 сотрудника.
• Результаты по фокусным проектам.

 

10. Бизнес-процесс - обучение сотрудников закупок и продаж

 

Задачи бизнес-процесса:

• Обучение сотрудников отдела закупок по исполнению процессов работы с поставщиками, перевозчиками, таможней, брокерами и т.д.
• Формирование и развитие переговорных навыков сотрудников отдела закупок для общения с поставщиками и перевозчиками.
• Обучение сотрудников отдела продаж навыкам работы с поставщиками, навыкам быстрого расчета себестоимости, формирование понимания логистической цепи доставки номенклатуры и т.д.

Результат бизнес-процесса:

• Сотрудники качественно исполняют бизнес-процесс, за который несут ответственность.

Показатели результативности бизнес-процесса:

• Исполнение показателей бизнес-процесса (качественно и количественно) в соответствии ПЛАН / ФАКТ.

Показатели KPI для системы мотивации:

• Исполнение показателей бизнес-процесса (качественно и количественно).

 

11. Бизнес-процесс - автоматизация в отделе закупок 

 

Задачи бизнес-процесса:

• Автоматизация процессов:
• работы с запросами;
• работы с заказами;
• внутрифирменной коммуникации;
• коммуникации с поставщиками;
• развитие ЭДО;
• работы с ассортиментом, в т.ч. по подбору аналогов;
• взаимодействия с перевозчиками;
• повышение автоматизации через 1С и CRM.

Результаты бизнес-процесса:

• Увеличение автоматизированных процессов работы сотрудников.
• Увеличение производительности сотрудников (рост числа обрабатываемых запросов / заказов на 1 сотрудника).

Показатели результативности:

• Выполнение норматива по обработке запросов.
• Выполнение нормативов по формированию заказов.     

 Показатели KPI для системы мотивации:

• Выполнение норматива по обработке запросов.
• Выполнение нормативов по формированию заказов.